Съвременното решение на този проблем е дигитализацията на документи и архиви. Това спестява както пари, така и място за съхранение.
Но и сканирането и индексирането на документи не е лека задача - изисква много време, човешки ресурс и закупуване на специализирана техника. Поради това тази дейност може да се възложи на специализирана компания, която гарантира конфиденциалност, сигурност, бързина и намаляване на разходите. Освен това сканираните файлове се намират бързо и нужната информация е налична само за секунди.
Експертизата на "Национални архиви" например позволява при аутсорсване на документи и архив разходите да бъдат оптимизирани с до 50%. От компанията предлагат професионална техника за сканиране със системи за сигурност и контрол на достъпа, а също така и специализирани помещения за съхранение на архиви съобразно нормативните изисквания.
Също така поемат ангажимента за следенето и своевременното унищожаване на документи с изтекъл срок за съхранение. Предоставят и екип, който да се занимава с архивирането на документите, с което се елиминира и рискът цял един процес да е зависим само от един човек.
Аутсорсингът позволява хората в дадена компания да се освободят от несвойствени задачи, както и да се ускори и подобри работата с документи. "Национални архиви" предлагат и дигитализация на документацията, която дава неограничено дълго съхранение на документи, почти моменталното им намиране и е много по-екосъобразно, защото се намалява значително обемът хартия. Електронните копия на документи не се амортизират и захабяват с течение на времето, а възможността да се търси в съдържанието на документите е изключително ценно за бързината на работата.
Допълнителните възможности, които дигитализацията и въвеждането на данни предоставят, са моменталното трансформиране на информация в знания, гъвкавостта за извършване на най-различни справки и анализи, както и въвеждането на цели работни процеси в електронното пространство.
Модерният архив позволява мигновен достъп на потребителите, независимо къде се намират или по кое време им трябва информация. Конкретен сканиран документ се открива за секунди, а контролът на достъпа става много по-лесен и гъвкав, което е от голямо значение за сигурността във всеки един бизнес. Всичко това става възможно чрез специална платформа DocsOnLine, ориентирана към съхранение и управление на документите.
Секторите, в които най-силно се усеща нуждата от дигитализация на документи и архиви, са ритейл, финтех, здравеопазване, застраховане, производство, дистрибуция и администрация.
В здравните заведения честа гледка са претрупани помещения с досиета на пациенти, клинични проучвания и изследвания, направления, лекарствени листове и финансово-счетоводни документи. А за тяхната обработка и подредба ще трябва медицинският персонал да бъде натоварен с допълнителни функции. Тук на помощ идват експертите от "Национални архиви", предоставяйки сигурно съхранение на данните, по-добра организация и достъп до информация.
При застрахователните компании ползването на услугите на "Национални архиви" е подходящо, за да бъде избегнат риска от затруднения в проследяване на всякакви законови изисквания и срокове. Освен това така се ограничава претоварването на собствените сървъри, заради натрупване на данни, както и се елиминира нуждата от трупане на купища хартиени документи.
Това е съчетано с гъвкаво управление на правата за достъп, поддържането на достъп до данни в реално време, високо ниво на защита и минимизиране на инвестициите в допълнителен хардуер.
Във финтех сектора също се получава претрупване и хаотичност от големия обем информация. "Национални архиви" там предоставя организация на документите, дигитализиране на архив (кредитни досиета, дела, изпълнителни листа, кореспонденция и други) и хостинг на електронни документи в специализирания им софтуер за управление на архив.
Ползите за ритейл сектора са елиминиране на затруднения при правилното съхранение и организация на документите. Чрез услугите на "Национални архиви" компаниите от този сектор могат да вземат по-добри стратегии и решения, когато се ползват големи количества данни и дигитализация. Автоматизацията на процеси за експорт и обмен на данни, предварително подготвени за извършване на справки и анализи, е силен инструмент, който позволява следенето на ефективността на стратегически и маркетингови решения в почти реално време.
В подкрепа на това "Национални архиви" са разработили система за интелигентно съхранение и управление на база данни, което позволява на фирми да разтоварват данните от техните, непредвидени за управление на документи, софтуери и сървъри. Така, компаниите спестяват ресурси, но и значително повишават и бързината си на работа.
